5 Tipps für effizientere Meetings – Hirschen Group

5 Tipps für effizientere Meetings

Sarah Albrecht-Fuhrmann über Meetingkultur – Teil 2.
Brauchen wir wirklich jedes Meeting? Und wenn ja, wie gestalten wir ein gutes Meeting? Mit diesen fünf Tipps üben wir uns darin, produktivere Meetings durchzuführen.

von Sarah Albrecht-Fuhrmann

 

Vor einigen Tagen schrieb ich über die kollaborative Zusammenarbeit mit meinen Kollg:innen und was daraus für uns entstanden ist. Das Thema: Meetings und ein achtsamerer Umgang mit der Ressource Zeit. Bei aller Veränderung, die man bewirken möchte, bedarf es der Freiheit, dies auch tun zu können. Und das Vertrauen, dass etwas Gutes daraus entsteht.

 

Hallo, Du schöne Unternehmenskultur. Gut, dass Du da bist.

Gute Transformation gelingt nur, wenn sie auch erlaubt ist. Fernab von Silos und Organisationsgrenzen. Den Aufruf „be brave” nehmen wir uns da sehr zu Herzen. Mutig zu sein heißt auch, bisherige Strukturen in Frage zu stellen, auch wenn man mit ihnen einigermaßen gut gefahren ist. Natürlich bedeutet es nicht, dass wir das Rad völlig neu erfunden haben. Allerdings schadet es nicht, die eigenen Prozesse von Zeit zu Zeit zu überprüfen. Mit den Überlegungen, wie sich Meetings für uns effizienter gestalten lassen, machen wir aktuell sehr gute Erfahrungen. Hier sind unsere 5 Tipps für produktivere Meetings:

 

1.    Notwendiges Meeting? Leitfragen beantworten!

  •  Brauchen wir das Meeting wirklich? Wenn ja, was ist das Ziel?
  • Wie viel Zeit benötigen wir für unser Meeting?
  • Wer soll an dem Meeting teilnehmen, weshalb und mit welcher Rolle?
  • Wie sieht die zeitliche Verfügbarkeit auf Seiten der möglichen Teilnehmenden aus?
  • Können die Teilnehmenden vom Meeting profitieren und aktiv zum Erfolg des Meetings beitragen?

Lassen sich diese Fragen leicht beantworten, dann ist das Meeting sinnvoll und notwendig. Bei Unsicherheit hilft es, sich Unterstützung von Kolleg:innen zu holen. Andere Perspektiven und Sichtweisen helfen ja bekanntlich bei der Suche nach Antworten. Nicht nur in Bezug auf das Thema Meetingorganisation.

2.    Einladung versenden = Briefing für die Kolleg:innen

Die Einladung zum Termin steht an. Ein Terminblocker ohne jeglichen Inhalt reicht leider in den seltensten Fällen aus. Auch wenn sich die Kolleg:innen eher selten über solch “leeren Einladungen” beschweren. Was macht ein gutes Briefing aus? Die Antworten auf folgende Leitfragen sollten in der Einladung zu finden sein:

  • Warum treffen wir uns?
  • Welche Art von Meeting erwartet die Kolleg:innen (Check-In/Check-up, Operatives Meeting/Projekt (Status)-Meeting, Strategie-Meeting, Brainstorming, Sparring, Recap/Review…)?
  • Welche Erwartungen habe ich als Einladende:r an das Meeting?
  • Was ist das Ziel des Meetings?

Es ist sinnvoll, immer auch schon zuvor eine Agenda zu skizzieren und diese mitzuschicken. Eine Agenda beinhaltet neben allgemeinen Informationen zur Tagesordnung, eine Themenübersicht und einen ungefähren zeitlichen Rahmen für die Themen & Agendapunkte. Je ausführlicher die Agenda gestaltet ist, desto planbarer ist das Meeting. Bittet die möglichen Teilnehmenden unbedingt auch um eine Mitteilung, falls die Teilnahme für eine:n Eingeladene:n nicht sinnvoll erscheint. So könnt ihr frühzeitig reagieren und Ersatz finden, wenn nötig.

3.    Meetingdauer: so lang wie nötig, so kurz wie möglich

Die Kolleg:innen aus dem People & Organization-Team (HR) predigen uns nicht grundlos, dass Pausen eingehalten werden dürfen und die regulären Arbeitszeiten der Kolleg:innen bedacht werden sollen. Das bedeutet zum Beispiel: keine Meetings vor 9 Uhr, während der Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr sowie nach 18 Uhr. Sollen Kolleg:innen teilnehmen, die in Teilzeit arbeiten? Dann bitte deren Arbeitszeiten entsprechend berücksichtigen.

Bei uns hat sich außerdem bewährt, maximal 20-25 bzw. 45-50 Minuten pro Meeting einzuplanen, um Pausen zwischen direkt aufeinanderfolgenden Meetings zu gewährleisten. Ich wiederhole mich, aber Pausen sind wichtig. Weshalb, könnt ihr hier nachlesen. Daher unbedingt pünktlich beginnen und enden. Übrigens haben wir auch die Erfahrung gemacht, dass digitale Meetings, die länger als 1,5 Stunden dauern, nicht effizient sind. Hier hilft es sehr, einen langen Termin in kürzere Module zu teilen. Entweder über einen oder über mehrere Tage verteilt.

4.    Start ins Meeting: Rollen verteilen

Die einladende Person trägt Verantwortung für ihr Meeting. Damit diese aber nicht auch gleichzeitig die Zeit im Blick haben muss, während sie munter das Meeting moderiert und dabei noch Notiz führt, macht es Sinn, die Rollen einmal vorab zu verteilen. Hier gilt natürlich, wie bei so vielem: Alles kann, nichts muss! Welche Rollen es in einem Meeting braucht, entscheiden die Teams je nach Bedarf. Hier aber mal eine Auswahl:

Der:die Organisator:in ist für den Erfolg des Termins verantwortlich, übernimmt in der Regel die Rolle der Moderation und führt die Kolleg:innen durch die einzelnen Agendapunkte. Um sicherzustellen, dass die besprochenen Maßnahmen und Punkte umgesetzt werden, bedarf es einer Person, die Protokoll führt und die Meeting Notes im Nachgang an alle Teilnehmenden versendet. Eine weitere Rolle ist die der Observer:in. Aufgabe dieser Person ist es, das Meeting zu beobachten und sowohl die Zeit im Blick zu behalten als auch die Einhaltung allgemeiner Regelungen, wie „sich gegenseitig aussprechen lassen”. Alle weiteren Teilnehmenden dürfen durch ihre aktive Mitarbeit dafür sorgen, dass qualitative Informationen fließen und das Meetingziel erreicht wird.

5.   Check-In & Check-Out: Stimmung und Wahrnehmung der Teilnehmenden aufnehmen

Ein kurzer Check-In zu Beginn des Meetings schafft nicht nur Klarheit über die Stimmung der Teilnehmenden, sondern skizziert auch die Erwartungen aller Beteiligten an das Meeting. Ein Check-Out ist für ein Feedback hilfreich. Wie haben die Teilnehmenden das Meeting wahrgenommen? Sind die Verantwortlichkeiten und Maßnahmen klar? War das Meeting sinnvoll und weshalb? Im Check-Out gibt es Antworten.

 

Was eh klar ist!

Bei aller Mühe, die man sich als Organisator:in und womöglich auch Moderator:in eines Meetings macht: Alle Teilnehmenden sind gleichermaßen für die Einhaltung allgemeiner Regelungen und für eine gute Meeting-Atmosphäre verantwortlich. Dazu gehört, dass Meetings immer pünktlich beginnen und enden und Nachzügler:innen still dazukommen. Man hört sich gegenseitig zu und lässt einander ausreden. Zu jeder Zeit agiert man auf einer respektvollen und sachlichen Ebene miteinander und lässt sich nur in wichtigen Fällen von anderen Faktoren ablenken, wie z.B. von einem wichtigen Anruf. Meetings sind erfolgreich, wenn sie gut vorbereitet und geführt werden. Aber auch nur, wenn alle Beteiligten gemeinsam an einem Strang ziehen.

 

Jetzt seid ihr dran. Gibt es Meetinghacks, die sich bei Euch besonders bewährt haben? Oder einen Tipp, den ihr gerne mit uns teilen möchtet? 

Dieser Beitrag wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht.

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